Hace no mucho, cualquier factura o contrato pasaba por impresoras, archivadores y bandejas físicas. Hoy, muchas empresas ya no imprimen nada. No porque hayan dejado de trabajar, sino porque han aprendido a hacerlo mejor: digitalizadas, automatizadas y con el apoyo de la inteligencia artificial.

Este salto no solo ahorra tiempo y dinero. Cambia por completo la forma de trabajar. “La IA no viene a quitar trabajo, viene a liberar a las personas de tareas repetitivas para que puedan enfocarse en lo que realmente aporta valor”, explica Roger Alves, Country Manager de DocuWare para España y Portugal.

DocuWare es una de las compañías que lidera esta transformación. Sus herramientas permiten a las empresas eliminar el papel, digitalizar documentos, automatizar flujos de trabajo y garantizar la protección de los datos. Todo, con IA.

Uno de los grandes ejemplos es el de las facturas electrónicas. Gracias a ellas, los procesos se aceleran, se reducen errores, se mejora el flujo de caja y se elimina el papel, reduciendo el impacto ambiental. Además, al automatizar la clasificación y almacenamiento de documentos, la productividad crece y el margen de error se achica.

Sin embargo, una de las principales preocupaciones de las empresas es la seguridad. “Lo entendemos. Pero nuestras soluciones cumplen con los más altos estándares internacionales de protección de datos. La clave está en elegir proveedores confiables y con experiencia”, afirma Alves.

La digitalización no es solo eficiencia: también es estrategia. Para que sea exitosa, es esencial evaluar los procesos internos, identificar dónde la IA puede aportar más valor y capacitar al personal. La tecnología es poderosa, pero su efectividad depende de las personas que la usan.

La buena noticia: todo esto se puede lograr en tan solo tres meses. Empresas de todos los tamaños ya lo están haciendo. El futuro es sin papel, pero con más organización, más agilidad y más seguridad. Y está más cerca de lo que parece.